چگونه نود درصد کارهایمان را قبل از ظهر تمام کنیم؟

اگر قبل از  وقت ناهار، با یک لبخند شیرین از پشت میز کارتان بلند شوید، با کمال رضایت محل کارتان را ترک کنید و به سمت خانه یا صرف یک ناهار بدون استرس رانندگی کنید و با تمام لذت و آرامش خیال ناهارتان را میل کنید و هم زمان برای بعدازظهرتان، بیرون رفتن با دوستان برنامه ریزی کنید، در حالی که کارِ امروزتان را تمام کرده اید. خیلی رویایی است. این طور نیست؟ خیر، برای خیلی ها چنین وضعیتی کاملا طبیعی است. در ادامه با مجله توسعه دهندگان همراه باشید.

 

بعضی ها فکر میکنند 24 ساعت در روز، کم است !
در صورتی که نه تنها کم نیست، بلکه زیاد هم هست، اگر بدانیم چطور از آن استفاده کنیم.

مشکل کمبود وقت، از مهم ترین مشکلات افراد موفق و حرفه ای دنیا بوده و هست و خواهد بود. این افراد میخواهند نهایت استفاده را از روزشان ببرند، بنابراین دوست دارند تا بیشترین حد امکان کارهای روزانه شان را همان روز تمام کنند.

از اندیشمندان بزرگ تاریخ، چارلز داروین در مورد مشکل کمبود وقت میگوید :

“کمبود وقت یک مشکل مربوط به دنیای خارج نیست، تماما بستگی به فرد دارد.”

پس یعنی چیزی به نام کمبود وقت در دنیای واقعی وجود ندارد؟ بله، چنین چیزی اصلا وجود ندارد !
تنها چیزی که باعث کمبود وقت تان میشود، عدم صحیح برنامه ریزی و عدم اجرای الگوریتم 90% است.

کمبود وقت، برای اکثر مردم مسئله عادی است، اما برای قشر به خصوصی مسئله کاملا حیاتی است : این افراد مدیران ارشد شرکت های بزرگ دنیا هستند.

همانطور که شرکت گوگل پیشگام تکنولوژی موتورهای جستجو است، موسسین آن نیز از پیشگامان روش های خلاقانه در ایجاد بهره وری و افزایش عملکرد فردی هستند.

لَری پیچ (Larry Page) از موسسین گوگل، از مدیرانی است که مسئله کمبود وقت، برایش تبدیل به یک معضل شده بود. لری علاقه زیادی به برنامه نویسی داشت و از الهام گرفتن از الگوریتم برنامه نویسی، توانست روشی را کشف کند که به او این امکان را داد 90% کارهایش را قبل از ظهر تمام کند و با خیال راحت بقیه ساعات روز را به انجام بازی گلف بگذراند.

لَری در مصاحبه هایی که از او شد، درمورد مشکل کمبود زمان از او سوال شد، و چنین پاسخ داد :

” اوایل من و دوستم خیلی کار میکردیم…
با اینکه بیشتر از دیگران کار میکردیم اما عملا بهره وری کمی داشتیم،
در حالی که کل روزمان را با کار کردن سپری میکردیم
روحیه مان نیز تحلیل می رفت و خلاقیت مان را افت میکرد.
بنابراین تصمیم گرفتم یکبار برای همیشه این چالش را حل کنم و
بتوانم کارمندانم را تبدیل به خلاق ترین، کم استرس ترین و پرکارترین افراد کنم. “

همانطور که گوگل، برای ترفیع، استخدام و حتی پاداش دادن به کارمندانش از فرمول های ریاضی و الگوریتم های برنامه نویسی استفاده میکند، برای حل معضل کمبود وقت نیز، از یک الگوریتم فوق العاده ساده استفاده میکند.

مبنای کار گوگل بر سادگی است؛
به همین منظور سعی لَری پیچ به ایجاد یک الگوریتم فوق العاده ساده بود تا به جز خودش، تمام کارمندانش نیز بتوانند از آن استفاده کنند… و چنین شد که الگوریتم 90% متولد شد.

شما در این مقاله با الگوریتم 90% ،راه حلی برای حل کمبود وقت آشنا میشوید که به شما این امکان را میدهد، بتوانید 90% از کارهای روزانه تان را قبل از ظهر تمام کنید !

اگر مشکل کمبود وقت دارید، یا احساس میکنید در روز وقت نمیکنید به انجام کارهای شخصی تان برسید، این الگوریتم فوق العاده جذاب، ساده و کاربردی راه حل مشکل شماست.

الگوریتم 90% گوگل
چطور 90% کارهایمان را قبل از ظهر تمام کنیم؟ :

برای شروع توضیح و تشریح این الگوریتم، لازم است 2 پیشفرض زیر را بدانید :

اول اینکه؛ منظور از کــار، چیزهای مهمی است که در روز باید انجام دهید

دوم اینکه؛ تمام این الگوریتم بر اساس قانون 80% پارِتو بنا شده یعنی 80% کارهایی که انجام میدهید تنها از 20% تلاش مفیدتان حاصل میشود

خب شروع کنیم؛
این الگوریتم، 16 مرحله دارد، شما باید شروع کنید مراحل را یک به یک انجام دهید و بعد به مرحله بعد بروید، چشم پوشی از هر مرحله، میتواند به کل برنامه لطمه وارد کند.

روز قبل، میز کارتان را مرتب کنید
لَری متوجه شده بود، شلوغ بودن میز کار کارمندانش باعث شده بود اکثر توجه شان متمرکز پیدا کردن کاغذها و وسایلشان میشد! بنابراین این گزینه را هم جزو الگوریتمش قرار داد.

شب قبل، برنامه روز بعدتان را بنویسید
هر شب باید برنامه و کارهایی که باید در روز بعد انجام شوند را بنویسید و لیست کنید (از اینجا در مورد لیست کردن بیشتر بخوانید) اگر ندانید باید روزتان را چطور شروع کنید، احتمال اینکه به بدترین شکل شروع کنید زیاد است !

*نکته* : فقط کارهای  مـهـم تـان  را بنویسید

1. خیلی زود از خواب بیدار شوید
مهم نیست سحرخیز هستید یا نه؛ اگر نیستید میتوانید به کمک ایــن مـطـلـب صبح زودتر از خواب بیدارد شوید، اما باید بدانید، افراد موفق ساعاتی خیلی زودتر از 7 صبح از خواب بیدار میشوند، مانند ساعت 5:30 یا 6

2. ورزش کنید
بعد از بیدار شدن، نباید به انجام کار و غر زدن بپردازید، همه را فراموش کنید و به ورزش بپردازید… حتی شده 5 دقیقه فقط نرمش کنید.

3. لیست کارهایتان را جلوی دیدتان بچسبانید
از مهم ترین کارهای، جلوی دید نگه داشتن کارهایی است که باید در روز انجام شوند. شما باید لیست تان را بر روی میزتان، بر روی وایت برد (تخته سفید) تان و … بچسبانید تا همیشه خیلی سریع بدانید باید مشغول چه کاری شوید.

4. باید 20 دقیقه به خودتان زمان دهید، تا انرژی تان را بازیابی کنید
بازیابی انرژی خیلی مهم است. متمرکز شدن حواس و داشتن یک احساس آرامش و زدودن استرس کار زیاد اهمیت فوق العاده ای دارد. شما در حالت بدون استرس و آرامش خیال، دستآوردهای بیشتری خواهید داشت. 20 دقیقه را به گوش دادن به یک موسیقی آرام، دلنشین و یا تماشای یک منظره زیبا بگذرانید.

5. تصمیم گیری 60 ثانیه ای انجام دهید
تصمیم گیری یکی از سخت ترین و وقت گیر ترین کارهایی عالم است. زمانی که در محل کارتان لازم است تصمیم بگیرید، 60 ثانیه وقت بگذارید و سریع تصمیم بگیرید، تصمیم گیریتان را طول ندهید. برای بهتر تصمیم گیری این مطلب به شما کمک زیادی خواهد کرد.

6. هدفون هایتان را بگذارید بر روی گوشهایتان
هدفون (Headphone) ها یا بلندگوهای سیمیِ توگوشی موبایل یا MP3 پلیرتان، به شما کمک خواهد کرد تا از پرت شدن حواس تان جلوگیری کنید. تاییدیه این تحقیق توسط تیم تحقیقاتی دانشگاه هاروارد ثبت شد.

7. سخت ترین کارها را اول انجام دهید
در این مورد، مقاله مـارک تـوایـن و راز جـاودانـه مـدیـریـت خـویـشـتـن را بـخوانید.

8. نوشتنی ها را زودتر بنویسید
نویسندگی، یکی از سخت ترین و انرژی بر ترین کارهایی است که در طول روز شاید انجام دهید، به علاوه، نوشتن کمک میکند تمرکزتان را بازیابی کنید و عملکرد ذهن تان در طول روز بهبود پیدا کند.

9. سفر کردن ممنوع
سفر کردن در اینجا منظور مسافت طولانی خانه تا محل کارتان است. لَری متوجه شد کارمندانی که خانه شان تا دفتر کار مسافت زیادی دارد و بعضا تا 2 ساعت در راه رسیدن به مجل کار هستند، در طول روز خسته و بهره وری کمتری نسبت به دیگران دارند. به همین منظور برای افرادی که بیشتر 45 دقیقه زمان رسیدن به محل کارشان هست، اتاق هایی همراه با تخت خواب اختصاص داد تا روزهایی که کارهای مهمی برای انجام دارند در هتل شرکت بمانند.

بنابراین سعی کنید، کمترین مسافت به محل کارتان و سریع ترین انرا انتخاب کنید.

10. ملاقات های شخصی ممنوع (حتی تلفنی !)
اگر مدت زیادی است در دنیای کسب و کار هستید، احتمالا متوجه شدید، جلسات و ملاقات های کاری، در 90% اوقات بی فایده و وقتگیر است. بنابراین آنها را از روزتان حذف کنید، حتی تلفن های شخصی تان را هم سعی کنید بعد از ساعات کاری جواب دهید.

11. چک کردن ایمیل ها نباید اولین کارتان باشد

12. با برنامه تان پیش بروید، سعی نکنید خارج از برنامه کاری انجام دهید
داشتن یک روتین و نظر در انجام کارهای خیلی مهم است، با خارج شدن از روتین و مسیر اصلی اجرای برنامه، مغز مجددا شروع به فعالیت میکند تا مسیر جدید را تشخصی دهد، آنرا برآورد کند و تصمیم بگیرد و … در کل انرژی مضاعفی از شما بگیرد.

13. خودتان را در حالت راحتی قرار دهید
در محل کارتان، میز کارتان، صندلی تان، اتاق تان و … تاثیری بر روی عملکردتان دارند. سعی کنید بهترین و راحت ترین ها را برایتان انتخاب کنید. اگر صندلی تان راحت نیست ! آنرا عوض کنید تا شاهد افزایش بهره وری تان باشید، زیرا در صورت ناراحت بودن قسمتی از محل کارتان، مغز شما ناخودآگاه حواستان را به آن قسمت اختصاص میدهد.

 

14. پاداشی برای خودتان در نظر بگیرید
از تکنیک پامادورو در انجام کارها استفاده کنید و در زمان هایی که باید دست از کار کردن بکشید، به هیچ وجه کار نکنید ! شادی کنید، استراحت کنید، با دوستانتان بگو بخند کنید و به آهنگ مورد علاقه تان  گوش دهید.