آموزش ۲۰ قاعده آداب معاشرت در کسب و کار
۲۰ قاعده آداب معاشرت کسب و کار که حرفه‌ای‌ها باید بدانند
متاسفانه عده ای از مردم برای قوانین آداب معاشرت احترامی قائل نیستند. آن ها بر این تصورند که رعایت آداب معاشرت فقط مختص عده ای از افراد خاص هست و همه ملزم به رعایت آن نیستند. این باور کاملا غلط است، مخصوصا زمانی که پای آداب معاشرت در کسب و کار وسط باشد!
وضعیت اجتماعی حرفه‌ای ها گاها معذب‌کننده است و متاسفانه بسیاری از آدم‌ها کارشان به مضحکه شدن می‌کشد چون نمی‌دانند که قواعدی هست که با رعایت کردنشان می توانند به کسب و کار خودشان کمک کنند.
با این نوشتار که توسط تیم تدسا فراهم گردیده همراه باشید تا با ۲۰ قاعده‌ی آداب معاشرت کسب و کار آشنا شوید.
باربارا پاچتر در کتاب “اصول آداب معاشرت کسب و کار ” درباره‌ی قواعدی می‌نویسد که آدم‌ها برای کنترل رفتارشان و برخورد درست در موقعیت‌های اجتماعی حرفه‌ای باید بدانند.
ما به کتاب نگاهی انداختیم و تا مهم‌ترین توصیه‌ها را برای چگونگی معرفی خود، نوع پوشش، و نوع سفارش در رستوران دریابیم.
همان‌طور که معلوم خواهد شد، بسیاری از قواعد آداب معاشرت کسب و کار باید در زندگی روزمره و همچنین کسب‌وکار مراعات شوند.
۱.هنگام معارفه بایستید.
پاچتر می‌نویسد: “ایستادن به پررنگ‌تر کردن حضورتان کمک می‌کند. اگر نایستید باعث می‌شوید دیگران راحت‌تر شما را نادیده بگیرند. اگر در موقعیتی گیر افتاده‌اید که نمی‌توانید برخیزید، برای آن‌که نشان دهید اگر می‌توانستید از جا بلند می‌شدید، به جلو خم شوید.”
۲.همیشه نامِ کامل‌تان را بگویید.
در موقعیت کسب‌وکار، باید نام کامل‌تان را استفاده کنید، ولی باید به این‌که دیگران چگونه دوست‌دارند خودشان را معرفی کنند نیز توجه داشته باشید. پاچتر می‌گوید اگر نام‌تان بسیار طولانی است یا تلفظ دشواری دارد، باید به فکر تغییر دادن یا کوتاه کردن آن باشید. یا باید تلفظ نام‌تان را روی یک کارت ویزیت بنویسید و به دیگران بدهید.
۳.اگر میزبان هستید، یا مقام بالاتری دارید، همیشه برای دست دادن پیش‌قدم شوید.
او می‌نویسد، در محیط‌کارِ این روزها میزبان یا شخصی که مقام بالاتری دارد، فارغ از جنسیت، باید برای دست دادن پیش‌قدم شود. “اگر شخص دارای مقام بالاتر – اغلب به‌خاطر تردید جنسیتی[که آیا جنس مخالف مایل است با او دست بدهیم یا نه. م.]- موفق به انجام سریع این کار نشود، شخص دارای مقام پایین‌تر باید بی‌درنگ دست‌اش را دراز کند.”
به هر طریق، دست دادن باید اتفاق بیفتد. “در ایالات متحده، دست دادن نوعی احوالپرسی کسب‌وکار است. اگر می‌خواهید جدی گرفته شوید باید دست بدهید و درست دست بدهید.”
۴.لباس مناسب بپوشید
پاتچر می‌نویسد، “پوشش، که شکل مهمی از ارتباط غیرکلامی است، می‌تواند شهرت حرفه‌ای شخص را بالا ببرد یا از اعتبار او بکاهد. شما قرار است از طریق انواع پوشش‌تان پیامی حرفه‌ای بفرستید.”
همیشه قوانین پوشش هر موقعیت، جلسه، یا رستوران را بشناسید و مطمئن شوید نحوه‌ی پوشش‌تان با معیارهای آن‌جا هم‌خوانی دارد.
۵.در طول هر مکالمه فقط یک یا دوبار بگوید “متشکرم”.
“پاتچر می‌نویسد، در یک مکالمه فقط یکی دو بار باید از آن استفاده کنید. وگرنه، ممکن است از میزان اثرش کم کنید و کاری کنید تاحدودی درمانده و محتاج به نظر برسید.
۶.برای همه‌ی افراد مرتبط پیام‌های تشکر جداگانه بفرستید.
شما باید ۲۴ ساعته پیام‌های تشکر بفرستید، و باید به همه‌ی کسانی که می‌خواهید از آنها تشکر کنید پیام جداگانه بفرستید.
پاچتر می‌نویسد، “پیش از آن‌که بین ایمیل زدن یا با دست‌نوشتن پیام‌ها دست به انتخاب بزنید درنظر داشته باشید ممکن است چندین روز طول بکشد تا نامه‌ها از طریق پُست معمولی به مقصد برسند، درحالی‌که ایمیل تقریبا بلافاصله می‌رسد. این اختلاف زمانی بعد از یک مصاحبه‌ی شغلی، اگر قرار باشدتصمیم استخدام سریعا گرفته شود، می‌تواند حائز اهمیت باشد.
۷.گوشی تلفن همراه‌تان را داخل جیب‌تان بگذارید.
امروزه همه، هرجا می‌روند گوشی‌شان را می‌برند- ولی شما باید از بیرون آوردن گوشی در طول جلس ه اجتناب کنید.
ممکن است وسوسه شوید پیامک یا ایمیل بفرستید، ولی هراندازه هم که زیرکانه این کار را انجام بدهید مهم نیست، چون زننده و گستاخانه است.
همچنین، وقتی با کسی جلسه دارید، گوشی‌تان را روی میز نگذارید. با این کارتان به آن شخص می‌گویید برای ترک او و ارتباط برقرار کردن با کس دیگری، کاملا آماده هستید.
۸.از عکس‌های پرسنلی حرفه‌ای استفاده کنید.
او پیشنهاد می‌دهد، همیشه در لینکت‌این و سایت‌های حرفه‌ای دیگرتان عکس‌های درست و حرفه‌ای بارگذاری کنید. پاچتر به بیزنس‌اینسایدر می‌گوید شما می‌خواهید شخصی معتبر و خوش‌رو به نظر برسید- نه مثل کسی که انگار تازه از استخر آمده است. عکسی پرسنلی بفرستید که سر و چهره‌ی شما را برجسته می‌کند، و تا حدودی سینه و شانه‌های‌تان در آن نمایان است. شما کانون توجه عکس هستید.
۹.همیشه دوبار بررسی کنید که نشانی گیرنده‌ی ایمیل را درست انتخاب کرده باشید.
وقتی دارید در قسمت نشانی گیرنده از فهرست تماس‌های‌تان نامی را تایپ می‌کنید دقت کافی داشته باشید. خیلی راحت ممکن است نامی اشتباهی را که واقعا نمی‌خواستید، انتخاب کنید.
۱۰.اگر نام کسی را فراموش کردید، اقرار کنید.
پاچتر به بیزنس اینسایدر می‌گوید: همه گاهی نامی را فراموش می‌کنند. او پیشنهاد می‌کند، اگر برای شما هم اتفاق افتاد، چیزی بگویید، مثلا، “متاسفم، نام شما را فراموش کرده ام”، یا “چهره‌ی شما خیلی آشنا است؛ فقط نام‌تان را به خاطر نمی‌آورم.”
۱۱.سرِ کار با آدم‌ها سلام و احوالپرسی کنید.
او به بیزنس‌اینسایدر می‌گوید، به آدم‌هایی که می‌شناسید و نمی‌شناسید سلام و صبح‌بخیر بگویید. کسی که در مسیر جلسه به او سلام می‌کنید ممکن است شخصی باشد که در جلسه کنار شما می‌نشیند. و در این‌صورت شما از قبل ارتباط مختصری برقرار کرده‌اید. اگر کسی به شما سلام کرد شما هم باید جواب سلام‌اش را بدهید. این یک امر اختیاری نیست.
۱۲.وقتی اشاره می‌کنید انگشت‌های‌تان را کنار هم نگه دارید.
پاچتر می‌نویسد، موقع اشاره‌کردن کف دستتان را باز کنید و انگشت‌های‌تان را نزدیک به هم نگه دارید. اگر با انگشت سبابه اشاره کنید، این کارتان کمی تهاجمی به نظر خواهد رسید. هم مردان و هم زنان اشاره می‌کنند، ولی زنان بیش‌تر از مردان به انجام این کار تمایل دارند.
۱۳.هرگز صندلی کسی را برای‌اش بیرون نکشید.
این که برای میهمان‌تان در را باز کنید مشکلی ندارد، ولی پاچتر می‌گوید، فارغ از جنسیت آدم‌ها، نباید برای کسی صندلی‌اش را بیرون بکشید. در موقعیت کسب‌وکار، باید از آن قوانین جنسیتی رایج در جامعه حذر کنید.
هم مردها و هم زن‌ها خودشان می‌توانند صندلی خودشان را بیرون بکشند.
۱۴.همیشه نان را با دستتان تکه کنید.
پاچتر می‌گوید موقع غذا خوردن در محل کسب‌وکار هرگز نباید از چاقو برای بریدن نان ساندویچ‌تان استفاده کنید.
نان ساندویچ‌تان را از وسط نصف کنید و هر بار یک تکه از آن را جدا کنید، و وقتی آماده‌ی خوردن یک تکه از آن شدید به آن کره بمالید.
۱۵.هیچ چیزِ بسیار گران‌قیمتی سفارش ندهید.
پاچتر می‌نویسد، مثلا اگر یک استیک یا خرچنگ گران‌قیمت سفارش بدهید این طور به‌نظر خواهد رسید که انگار دارید از میزبان‌تان سوء استفاده می‌کنید. ولی اگر میزبان‌تان پیشنهاداتی داد، می‌توانید هرکدام از آن پیشنهادات را انتخاب کنید، هرچند بازهم بهتر است گران‌ترین مورد را انتخاب نکنید. در مورد نوشیدنی هم همین‌طور است.
همچنین وقتی غذای ویژه سفارش می‌دهید دقت کنید. بسیاری از پیش‌خدمت‌ها وقتی غذای ویژه‌ی شب را به شما می‌گویند به قیمت آن اشاره‌ای نمی‌کنند. غذاهای ویژه ممکن است بین ۱۰ تا ۴۰ درصد از اقلام عادی فهرست غذایی گران‌تر باشند، ولی در یک موقعیت کسب‌وکار پرسیدن قیمت غذای ویژه کار راحتی نیست. پس به نفع‌تان است که از خیر آن بگذرید.
۱۶.به اندازه‌ی میزبان/میهمان‌تان سفارش بدهید.
یعنی اگر میهمان یا میزبان یک پیش‌غذا یا دسر سفارش داد، شما هم باید تبعیت بکنید.
پاچتر می‌نویسد شما که نمی‌خواهید به میهمان‌تان، از تنهایی غذاخوردن، احساس معذب بودن دست بدهد.
۱۷.هرگز درخواست ظرف یک‌بار مصرف نکنید.
پاتچر می‌نویسد: شما برای کسب‌وکار آن‌جا هستید، نه برای ریخت‌وپاش، کیسه‌های مقوایی برای غذاهای خانوادگی خوب هستند نه برای موقعیت‌های حرفه‌ای.
۱۸.یادتان باشد همیشه میزبان باید حساب کند.
پاچتر می‌نویسد، اگر شما دعوت کرده باشید، شما میزبان هستید، و فارغ از جنسیت، باید صورت‌حساب را بپردازید. اگر یک میهمان مرد بخواهد حساب کند چطور؟ البته یک خانوم چندتایی انتخاب دارد. او می‌تواند بگوید، “آه، من که حساب نمی‌کنم، این شرکت است که حساب می‌کند.” یا می‌تواند از میز فاصله بگیرد و دور از چشم میهمان‌ها صورت‌حساب را بپردازد. این گزینه برای آقایان هم جواب می‌دهد و روش بسیار موقری برای پرداخت صورت حساب است.
ولی، نهایتا این‌که، قرار نیست برای پرداخت صورت‌حساب با هم بجنگید. اگر یک میهمان مذکر به‌رغم تلاش‌های میزبان مونث، برای پرداخت صورت‌حساب پافشاری کرد، بگذارید او حساب کند.
این یکی از آداب معاشرت کسب و کار که رعایت کردن‌اش ضرری ندارد.
۱۹.برای خروج مودبانه آماده باشید.
پاچتر می‌گوید شخصی که موقع خروج صحبت می‌کند باید شما باشید. یادتان باشد وقتی دارید صحبت می‌کنید خارج شوید. در آن لحظه، شما کنترل اوضاع را در دست دارید، و این یک نوع خروجِ بسیار آرام‌تر خواهد بود.
همچنین باید “عبارات خداحافظی” را از قبل آماده کرده باشید که درصورتی که نیاز داشتید یک مکالمه را ترک کنید از آنها استفاده کنید. می‌توانید بگویید “از دیدن‌تان خوش‌حال شدم” یا “از صحبت با شما خوش‌حال شدم” یا “هفته‌ی بعد در جلسه می‌بینم‌تان.” همچنین می‌توانید به بهانه‌ی رفتن به سرویس بهداشتی، خوردن غذا، یا عجله برای قراری که ممکن است از دست برود، محل را ترک کنید.
۲۰.متین و موقر باشید.
پاچتر به بیزنس‌اینسایدر می‌گوید، در فعالیت‌های اجتماعی و کسب‌وکار بیش ازحد ننوشید. موقعیت‌های شغلی بسیاری از دست رفته است وحرفه‌های بسیاری نابود شده‌اند چون آدم‌ها زیاد می‌نوشیده‌اند و چیزهایی می‌گفته‌اند یا کارهایی می‌کرده‌اند که زشت و ناجور بوده است. یک پیشنهاد که می‌توانید از آن استفاده کنید این است که یک نوشیدنی سفارش بدهید که دوست ندارید و تمام عصر را با آن مدارا کنید کنید.