مفهوم و کاربرد سیستم مدیریت دانش و مدیریت یادگیری

مدیریت دانش چیست؟

در ابتدا، قبل از صحبت درباره این که یک نرم افزار آموزش مجازی LMS چه نقشی می تواند در مدیریت دانش داشته باشد، اجازه دهید در مورد این که مدیریت دانش چیست صحبت کنیم. مدیریت دانش چیست؟

مدیریت دانش یک اصطلاح مهم است که حتی اختصار خاص خود را که KM است را دارد. مدیریت دانش به ایجاد، به اشتراک گذاری، استفاده و مدیریت دانش و اطلاعات در یک سازمان اشاره دارد. در نظر می گیریم که این سازمان، کسب و کار شماست.

اهمیت مدیریت دانش

اگر یک کسب و کار از دانش در بهترین حالت های ممکن استفاده کند، آن ها قادر یه دست یابی به اهداف استراتژیک خود خواهند بود. مدیریت دانش یک مبحث چند رشته ای و مربوط به مدیریت کسب و کار و سیستم های اطلاعاتی است. شرکت های بزرگتر از ابتکار مدیریت دانش به عنوان بخشی از استراتژی کسب و کار خود استفاده می کنند، همچنین اداره منابع انسانی یا بخش IT می توانند آن را اداره کند. همچنین شرکت های مشاوره ای هستند که منحصرا بر مدیریت دانش متمرکز هستند.برخی از اهداف کسب و کارهای مرتبط با میدیرت دانش عبارتند از: بهبود مستمر سازمانی، بهبود عملکرد، نوآوری و مزیت رقابتی.

استراتژی ها و ابزارهای مدیریت دانش

برخی از استراتژی های مدیریت دانش و ابزارهای مورد استفاده در کسب و کار عبارتند از:

• Storytelling یا داستان گویی به عنوان راهی برای به اشتراک گذاشتن دانش
• یادگیری متقابل پروژه
• به اشتراک گذاری دانش به عنوان یک بخش ضروری از نقش های کاری کارکنان
• پیاده سازی بهترین روش ها برای به اشتراک گذاری دانش
• پرورش فرهنگ تشویق به اشتراک گذاری اطلاعات
• ارزیابی منظم صلاحیت ها
• روابط کارآموزی
• مخازن دانش
• اندازه گیری سرمایه فکری
• نرم افزار همکاری

دلایل خاصی وجود دارد که چرا شرکت ها باید بهترین شیوه های مدیریت دانش را در سازمان خود به کار گیرند. برخی از این دلایل که توسط نظریه های مدیریت دانش km مشخص شده اند، عبارتند از :

• ایجاد دانش در دسترس برای تسهیل توسعه نوآورانه محصولات و خدمات
• چرخه توسعه کوتاه تر
• مدیریت نوآوری و یادگیری
• استفاده حداکثری از تخصص کارکنان
• اجازه دادن به کارمندان برای دسترسی آسان به ایده های مربوط که برای انجام کار خود نیاز دارند
• حل مشکلات و مسائل
• مدیریت دارایی ها و سرمایه فکری

فناوری های مرتبط با مدیریت دانش

فن آوری های خاص نیز به مدیریت دانش مرتبط هستند. این فن آوری ها می توانند شامل موارد زیر باشند:

• نرم افزار همکاری که اجازه مواردی مانند مکالمات رشته ای و به اشتراک گذاری اسناد را می دهد.
• سیستم های گردش کار
• سیستم های مدیریت محتوا
• نرم افزار برنامه ریزی و طرح ریزی
• نرم افزار ارتباطات مجازی

و در نهایت، و قطعا این به معنی کم اهمیت بودن آن نیست، نرم افزار e-learning یا سیستم مدیریت یادگیری ابزاری است که راه را برای برقراری یک پایه قوی از مدیریت دانش می سازد، زیرا این نرم افزارها به کسب و کارها اجازه ایجاد برنامه های آموزش و سفارشی سازی آن را می دهند. بسیاری از فن آوری های بالا می توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

یک مدل مشخص برای مدیریت دانش وجود دارد که شامل چهار جزء است. این مولفه ها عبارتند از اجتماعی شدن، خارجی سازی، ترکیب و درونی سازی. Nonaka و Takeuchi این مدل را توسعه دادند و آن را مدل SECI برای مدیریت دانش نامیده اند.

در بخش بعدی در مورد چگونگی استفاده از این مدل و استفاده از آن به همراه سیستم مدیریت یادگیری برای تقویت سازمان شما صحبت خواهیم کرد.

سامانه های مدیریت یادگیری و مدل SECI

اجتماعی شدن: اولین عنصر مدیریت دانش، اجتماعی شدن است. اجتماعی شدن و یک سیستم مدیریت یادگیری یا نرم افزار آموزش الکترونیک مکمل هم هستند. برای مدیریت دانش واقعی مهم است که مبادله رایگان دانش و اطلاعات بین کارکنان وجود داشته باشد. خوشبختانه، سیستم lms، این امر را از طریق استفاده از اتاق های گفتگو، و امکان صحبت کردن کارکنان با یکدیگر در حالی که آنها در حال یادگیری هستند، آسان می کند.

خارجی سازی: چند راه متفاوت وجود دارد که ما می توانیم نقش خارجی سازی را در نظریه کسب و کار از مدیریت دانشببینیم. یک راه اتصال محتوای الکترونیکی به چیزهایی است که در محل کار واقعی اتفاق می افتند. برای مثال، پس از این که کارکنان از آموزش استفاده کردند، از آن ها خواسته شود که محتوای آموزش را مستقیما ددر خارج از محیط اموزش مجازی استفاده کنند. راه دیگر برای اجرای خارجی سازی، تست دانش کارکنان است. پس، خارجی سازی می تواند به عنوان راهی برای ایجاد آموزش و یادگیری جدید، بر اساس نحوه کارکرد کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.

ترکیب: ترکیبی از نظریه مدیریت دانش می تواند در راه های مختلف در کسب و کار اجرا شود. یکی از راه های انجام این کار، استفاده از بازخورد کارکنان و همچنین کارشناسان موضوعی برای به روزآوری و بهینه سازی مداوم آموزش است.

درونی سازی: در نهایت، هدف استفاده از یک سیستم مدیریت یادگیری، درونی بودن کارکنان است. آنها باید مهارت های کلیدی را به گونه ای یاد بگیرند که پس از آن بتوانند آنها را در شغل خود اعمال کنند.

تعدادی نکته ی دیگر که باید در استفاده از سیستم مدیریت آموزش برای مدیریت دانش در خاطر داشته باشید، عبارتند از:

• استفاده از معیارها برای تعیین موفقیت آموزش که از طریق سیستم مدیریت یادگیری ارائه داده می شود. به خصوص، هر جایی که امکان دارد از اعداد برای این کار استفاده کنید.
• دخالت مدیر بخش مهمی از استراتژی آموزش و توسعه است که بر مبنای مفاهیم مدیریت دانش ساخته شده است. مدیران کسانی هستند که در نهایت مسئول سنجش کارکنان با مشاهده شاخص های کلیدی عملکرد هستند.
• یکی از بزرگترین مشکلات مربوط به مدیریت دانش و سیستم های مدیریت یادگیری این است که مدیران ازسیستم مدیریت یادگیری حداکثر استفاده را نمی کنند. مدیران و رهبران شرکت باید چگونگی به دست آوردن بیشترین ارزش از سیستم مدیریت یادگیری به خوبی یاد بگیرند.
• اگر احساس می کنید که سازمان شما مفاهیم مدیریت دانش را در یک روش موثر و قابل اندازه گیری اجرا نمی کند، می توانید به محتوای آموزشی نگاه کنید و ببینید که آیا محتوا به اهداف شما مربوط و قابل استفاده است یا نه.

به طور خلاصه، مدیریت دانش یک چارچوب خاص کسب و کار و همه چیز در مورد استفاده از سرمایه فکری است. و به استفاده از یک سیستم مدیریت یادگیری مرتبط است.

دلایلی که شما باید در مورد مدیریت دانش بیشتر بدانید، این واقعیت ها هستند که تصمیم گیری بهتر در سازمان را تسهیل می کند، به ایجاد یک سازمان با فرهنگ یادگیری و توسعه کمک می کند و یکی از بهترین راه های ایجاد فرهنگی است که بر روی ارزش نوآوری بنا نهاده شود.

وقتی سازمان دانش و سرمایه فکری به طور فعال مدیریت می شود، امکان ایجاد یک محیط مداوم برای یادگیری و تبادل ایده ها فراهم می کند که زمینه ای برای پرورش نوآوری است.

همه می گویند دانش قدرت است، اما سازمان شما چگونه سرمایه گذاری فکری شما را مدیریت می کند؟ در ادامه این مطلب، به این موضوع خواهیم پرداخت که پلت فرم یادگیری شما چگونه می تواند بیش از صرفا ارائه آموزش الکترونیک عمل کند و بتواند به شما در بهبود مدیریت دانش کمک کند! در واقع بحث چگونگی ضبط و ارزیابی دانش سازمانی می باشد.

4 نکته برای بهبود مدیریت داشن با سامانه مدیریت یادگیری الکترونیکی شما

تا امروز که ما با اطلاعات بمباران می شویم، مدیریت دانش هیچ گاه به اندازه الان مهم نبوده است. رهبران تجاری الان با فاکتورهای متعددی دست به گریبان هستند که حفظ سرمایه فکری را دشوار می کنند. استفاده ای که از سیستم آموزش الکترونیکی lms می شود، در اغلب موارد کمتر چیزی است که باید باشد. بسیاری استفاده ای که از آن می کنند در حد مکانیسم تحویل و ارائه واحد های آموزش مجازی و سوالات چند گزینه ای هستند. با وجود اینکه در دهه های گذشته پیشرفت های بسیاری در حوزه تکنولوژی یادگیری دیده شده است، مدیران آموزش از پتانسیل های سیستم عامل های یادگیری و نرم افزار های LMS بی اطلاع هستند.

یکی از مزایای اصلی سامانه مدیریت یادگیری الکترونیکی در قرن بیست و یکم این است که توانایی خوبی برای جذب و به دست آوردن آگاهی درون سازمانی دارد. این که آیا شما به دنبال راه هایی برای استفاده حداکثری از سامانه مدیریت یادگیری فعلی خود هستید یا این که قصد دارید نرم افزاری با ویژگی های بیشتری خریداری کنید، نکات زیر به شما در استفاده از اطلاعات پنهان سازمان شما کمک می کند.

یک- ایجاد یک فضا برای به اشتراک گذاری دانش

قبل از این که بتوانید دانش را به طور موثری مدیریت کنید، به یک پلتفرم نیاز دارید که بتوانید از طریق آن دانش را به دست آورید و سرپرستی کنید. اگر می خواهید سرمایه فکری ایجاد کنید، یک سیستم کاربرپسند و قابل انعطاف یک پایه اساسی برای آن است. با لیست کردن همه کانال های ارتباطی که در حال حاضر کسب و کارتان از آن ها استفاده می کند، شروع کنید. این کانال های می تواند شامل ایمیل، اینترانت شبکه یا شبکه های اجتماعی باشد. حتی می تواند شامل سامانه آموزش مجازی شما نیز باشد. شما با استفاده از این سیستم می دانید که دانش چگونه در سازمان شما منتقل می شود، قدم بعدی این است که این کانال های ارتباطی را در یک محل جمع کنید.

از آن جایی که پدیده ” job-hopping” یا پیشرفت شغلی باعث افزایش نرخ بازده کارکنان شده است، ایجاد شرایط کارهای جدید در سریع ترین زمان ممکن  مهم است. کارکنان شما باید برای آموزش خود به تمام اطلاعات ضروری دسترسی داشته باشند. این یکی از دلایلی است که نرم افزار آموزش مجازی LMS، یک پلتفرم کامل برای مدیریت دانش سازمانی محسوب می شود. این را همیشه به یاد داشته باشید  که اگر مردم نمی توانستند با هم ارتباط برقرار کنند، دانش هرگز رشد نمی کرد. سیستم مدیریت دانش شما موثر نخواهد بود اگر فقط یک دستگاه برای ارائه آموزش های ELEARNING باشد. لازم است که جریان دانش دو سویه ایجاد شود و این به شما اجازه ایجاد یک جامعه یادگیری را می دهد. سیستم های مدیریت یادگیری با دارا بودن ویژگی های اجتماعی در عصر رسانه های اجتماعی بیشتر دیده می شوند و برای همکاری های بهتر فرصت های بی شماری را فراهم می کنند.از آن جایی که پدیده ” job-hopping” یا پیشرفت شغلی باعث افزایش نرخ بازده کارکنان شده است، ایجاد شرایط کارهای جدید در سریع ترین زمان ممکن  مهم است.

دو- مخاطب خود را رشد دهید

این که فقط یک پلتفرم ایجاد کنید، کافی نیست: شما باید بتوانید مشی کلی را تغییر دهید و اشتراک دانش را جزئی از فرهنگ کنید. برای انجام این کار، لازم است افرادتان را درگیر کنید، از مدیر عامل گرفته تا کارکنان پایین دست باید درگیر آن شوند. خب سوال اساسی این است که چگونه باعث مشارکت افراد با پلتفرم یادگیری شویم؟ متاسفانه، برای این سوال به تعداد شرکت های موجود در جهان جواب وجود دارد.

خبر خوب این است که کارهای زیادی وجود دارد که شما با انجام آن ها می توانید پلتفرم یادگیری خود را جذاب تر کنید.گیمیفیکیشن (افزودن مکانیسم های بازی به سناریوهای غیر بازی) یکی از تکنیک هایی است که می تواند برای درگیر کردن افراد استفاده شود. جایزه های مجازی، مانند مدال ها و امتیازاتی که در روند بازی ارائه می شود به غریزه انسان برای جمع آوری پاسخ می دهد و باعث ایجاد انگیزه در او می شود. اگر به برنامه خود یک جدول که افراد را بر اساس امتیازاتی که به دست آورده اند رتبه بندی می کند اضافه کنید، یک رقابت دوستانه نیز به برنامه آموزشی خود اضافه کرده اید.

برای نگه داشتن همه افراد کسب و کارتان در این پلتفرم آموزشی، مهم است که به آن ها حس مالکیت بدهید. آن ها باید ببینند که چگونه دانش آن ها به اهداف کلی و بزرگ کسب و کار کمک می کند. صفحات خاص هر کاربر و قابلیت تنظیم سفارشی پروفایل آن ها، به آن ها اجازه می دهد که علاقه مندی های خود را به پلتفرم اضافه کنند. همچنین کاربران می توانند از این صفحات به عنوان محلی برای به نمایش گذاشتن و ارائه کارهای خود استفاده کنند. داشتن گزینه های امثال این، پیام روشنی از ارزش به اشتراک گذاری دانش را به مخاطبان منتقل می کند. زمانی که می خواهید یک فرهنگ اشتراک دانش با سامانه مدیریت آموزش ایجاد کنید، باید از هر وسیله ای که در اختیار دارید برای تقویت این پیام استفاده کنید.

سه – متوجه باشید که هیچ وقت کار مدیریت دانش به انتها نمی رسد

مهم است که بدانید که مدیریت دانش کاری نیست که با یک بار اجرا تمام شود. در دنیایی که همواره در حال تغییر است، سرمایه فکری همواره نیاز به حفظ و به روزرسانی دارد. از آنجایی که یادگیرنده های شما به صورت روزانه با واقعیت ها و چالش های شغلی خود برخورد می کنند، هنگام ارائه مطالب مرتبط، این واقعیت ها و چالش ها نقش بهترین راهنما را دارند. افزودن یک قابلیت بررسی و ارزیابی و سیستم امتیازدهی، به فراگیران شما اجازه می دهد بازخورد و نظر خود را در رابطه با آموزش مربوط بدهند. خود فراگیران بهترین موقعیت را برای ارزیابی مفید بودن هر مطلب یا برنامه آموزشی دارند. این بدین معنی است که اگر هر چیزی در کسب و کار شما تغییر کند، احتمال دارد محتوای آموزشی قدیمی منسوخ و غیر قابل استفاده شود و نیاز است که به روز رسانی شود.

گاها ساده ترین راه برای ترغیب فراگیران به اشتراک گذاری دانش این است که به سادگی از آن ها بخواهید. می توانید آن را به عنوان یک تکلیف در برنامه آموزشی بگنجانید و از فراگیران بخواهید که هر کدام محتوای دانش خود را ایجاد کنند. این محتوای تولید شده توسط کاربران ارزش برنامه آموزشی شما را افزایش می دهد و همچنین احساس مالکیت یادگیرنده ها را تقویت می کند. در ضمن مهم است که برای این تلاش اضافی پاداش داده شود و تلاششان به رسمیت شناخته شود.

چهار – سرمایه فکری خودتان را ایجاد کنید

هنگامی که شما همه را با پلتفرم یادگیری خود درگیر کردید، اکنون وقت آن است که دانش را در کسب و کار خود جست و جو کنید و آن را ارزیابی کنید. بسته به اندازه کسب و کار ( و بخش آموزش و توسعه)، این می تواند به کار بزرگی تبدیل شود، به طوری که ممکن است اجرای تمام آن برای یک نفر مشکل و زیادی باشد. پیدا کردن کارشناس های موضوعی و استفاده مناسب از آن ها در کسب و کار ها اهمیت دارد. یکی از چالش ها این است که بسیاری از کارشناس ها ممکن است حتی خودشان متوجه تخصص خود نباشند. با یک سیستم مدیریت یادگیری اجتماعی، پیدا کردن افراد با تخصص واقعا نسبتا راحت می شود. کاری که باید انجام دهید این است که کاربرانی را که بیشترین مکالمات را دارند پیگیری کنید. این به شما می گوید که آن کاربران دانش دارند و از آن مهم تر این که تمایل آن ها به اشتراک گذاری دانش و کمک به همکاران را نشان می دهد.