13 اشتباه که ایمیل های ارسالیتان را وارد سطل زباله می کنند!

پیش بینی شده است که تا آخر   سال 2019، 5.6 میلیارد ایمیل فعال خواهد بود. با وجود این اعداد و ارقام، می توان گفت مهمترین روش بازاریابی که به این زودی ها از رونق نخواهد افتاد؛ ایمیل مارکتینگ است. اما این مسیله قابل توجه است ما همه ایمیل هایی را که دریافت میکنیم نمی خوانیم و بسیاری از این ایمیل های تبلیغاتی دریافتی را مستقیما به سطل آشغال منتقل میکنیم. انجام ندادن این اشتباهات به ما کمک میکند در بازاریابی ایمیلی موفق تر باشیم. در ادامه با مجله توسعه دهندگان همراه باشید.

1- استفاده نامناسب از گزینه reply all

در انتهای ایمیل های دریافتی، دو گزینه reply و reply all وجود دارد. اگر به تفاوت های استفاده از این دو گزینه دقت نکنید؛ به نظر مشتری ها یک فرد غیر حرفه ای خواهید آمد و امکان تبدیل به فروش از طریق ایمیل کاهش پیدا خواهد کرد. پس اگر این ایمیل فقط برای شماست؛ از reply استفاده کنید.

2- متنتان را اصلاح نمیکنید

در دنیای دیجیتال هیچ توجیهی برای اشتباهات وجود ندارد. حتی اگر یک متن کوتاه یکی دو خطه در ایمیل مینویسید؛ باز هم آن را چک کنید تا مطمئن شوید اشتباهی در آن صورت نمیگیرد. تعدادی از ابزارهایی که از آنها برای اصلاح و ادیت متن استفاده میشود؛ اینها هستند:

ابزار “Review” در word. میتوانید از نرم افزار ویراستیار هم برای این کار استفاده کنید. پس از بررسی دستورالعمل و املایی، دوبار بررسی کنید که نام گیرنده، نام شرکت و آدرس ایمیل شما صحیح نوشته شده باشد. بدون بررسی، ممکن است یکی از حروف آدرس ایمیل شما جا بیفتد و بعدا مشتری ها نتوانند به راحتی با شما ارتباط برقرار کنند.

3- در قسمت موضوع، یک مطلب گمراه کننده مینویسید

ممکن است شما هم ایمیل هایی با این موضوع به مشتریانتان فرستاده و یا از کسب و کارها دریافت کرده باشید؛ ایمیل هایی که در قسمت موضوعشان نوشته شده: «پاسخ به ایمیل هفته گذشته» یا «پیگیری تماس شما». مشکل این است که شما با این افراد صحبت نکرده اید؛ موضوعی که برای ایمیل انتخاب میکنید باید فرد را برای باز کردن، خواندن و پاسخ دادن به ایمیل تشویق کند.

ایمیل هایی با این موضوعات، از دور داد میزنند که با تنبلی نوشته شده اند و واقعا لایق این هستند که مستقیما به اسپم فرستاده شوند! به دنبال راهی باشید که موضوع ایمیل جالب توجه باشد؛ مثلا رویکرد جالب تری را امتحان کنید.

4- مقدمه ایمیلتان را با بی حوصلگی مینویسید

قرار نیست همه ایمیل ها را با «با سلام» شروع کنید. اینترنت باعث شده تقریبا پیدا نکردن نام، آدرس ایمیل و عنوان حرفه ای فردی که برایش ایمیل میفرستید غیرممکن باشد. واقعا نمیتوانید نام یا عنوان کسی که باید به او ایمیل بزنید را پیدا کنید؟ ایمیل را خطاب به بخش هایی که با آنها کار دارید و مخاطب اصلی پیامتان هستند؛ بنویسید. به عنوان مثال، ممکن است در ایمیل به “تیم فروش گرامی” اشاره شود. فقط از سلام و احوالپرسی های روتین و قدیمی مثل “آقا یا خانم عزیز” اجتناب کنید.

5- ایمیل های ارسالیتان را قالب بندی نمیکنید

در سال 2018، 46٪ از تمام ایمیل ها، در تلفن همراه باز شده اند. بنابراین، اگر در ایمیل هایتان پاراگرافهای هشت جمله ای پشت سر هم و یا بدون قالب بندی نوشتید، احتمالا بخش بزرگی از خوانندگانتان، ایمیلتان را قبل از اینکه حتی یک خط بخوانند؛ بسته اند. و اگر بخواهیم صادق باشیم، هیچ کس دوست ندارد ایمیلهای طولانی بخواند؛ حتی از دسکتاپ. ایمیل های خود را با پاراگراف های کوتاه (هر کدام بین یک تا دو جمله)، بولتها، لینک ها و لیست ها قالب بندی کنید. این باعث می شود که دریافت کنندگان، پیام شما را به راحتی تا انتها بخوانند و شانس گرفتن پاسخ از آنها را افزایش میدهد.

6- پیام ها را آخر شب میفرستید

ارسال ایمیل در اواخر شب یا در تعطیلات آخر هفته نشان دهنده این نیست که شما پر از شوق و شورید. در واقع، ایمیل های خارج از ساعت ممکن است اثر متفاوتی داشته باشند. ارسال ایمیل های حرفه ای در خارج از ساعت کاری عادی (ساعت 8:00 صبح تا 5:00 بعد از ظهر) می تواند نشان دهد که شرکت شما کمبود نیرو و مشتری دارد، شما در مدیریت زمان مهارت ندارید یا برای تحت تاثیر قرار دادن آنها ناامید هستید. هیچ کدام از این موارد چیزهایی نیستند که بخواهید به مشتریها بگویید؛ پس به جای فرستادن ایمیل در آخر شب و آخر هفته ها، در آن ساعات پیامتان را بنویسید تا صبح روز کاری، اولین اولویتتان این باشد که ایمیل ها را ارسال کنید.

7- امضای نهایی ندارید

فقط نوشتن نامتان در انتهای پیام، به معنی امضا کردن ایمیل نیست. امضای شما مهم ترین چیزی است که دارید! با کمک این بخش از ایمیل، شرکت و نام شما در خاطر میماند؛ بدون اینکه در متن پیام از خودتان زیاد حرفی بزنید. اگر در عنوان پیام یا ابتدای مطلب یا پیش از آنکه اطلاعات به در بخوری به مخاطب ارائه دهید؛ درباره شرکت و یا اطلاعات تماس صحبت کنید؛ قطعا مخاطب را زده و خسته خواهید کرد.

8- لینک دعوت به اقدام در ایمیلتان نمی گنجانید

هر ایمیل ارسالی باید یک هدف و یک درخواست داشته باشد.جف هافمن، معاون فروش می گوید: “به نظر من هر تعاملی را در نظر بگیریم؛ فروشنده باید یک چشم انداز برای انجام کاری – چه کوچک و چه بزرگ – برای آن داشته باشد.” این دعوت به اقدام میتواند درخواست برای خواندن کامل پست بلاگ شما، تماس، اقدام به خرید و یا ارسال پیام باشد. بهتر است پیام های اصلی مثل خرید را اول مطرح نکنید. کسی که به درخواست های کوچک شما بله بگوید؛ با احتمال بالاتری به درخواست های بعدی هم جواب خواهد داد.

9- از فونت های خلاقانه و خاص استفاده میکنید

فکر می کنید فونت کارتونی واقعا کمک می کند تا خود را از طریق ایمیل به بقیه بشناسانید؟ این فونت ها را برای حساب شخصی خود ذخیره کنید. برای ارسال پیام ها و ایمیل های کاری، از همان فونت های رایج استفاده کنید تا نظم، سادگی، دیسیپلین و جدی بودن خود را به مخاطب نشان دهید.

10- از میانبرهای ایمیل استفاده نمیکنید

اگر از میانبرهای ایمیل استفاده نمیکنید، زمان با ارزش را هدر می دهید. در حقیقت، به طور میانگین مسئول دیجیتال مارکتینگ، در هفته 28 درصد وقت خود را صرف ارسال ایمیل می کند. این یعنی 11 ساعت در هفته به این کار اختصاص پیدا میکند. میانبرهای ایمیل در اکثر ایمیل ها فعال است و میتوانید از آنها استفاده کنید.

11- خیلی زود مشتری ها را پیگیری میکنید

24 ساعت انتظار برای پاسخ به یک ایمیل زمان کافی نیست. اگر یک ایمیل پیگیری در آن دوره زمانی ارسال کنید، می توانید این پیام را ارسال کنید که شما بی قرار، بی ادب و یا کم توجهی به زمان هستید. به عنوان یک قاعده کلی، بین پنج تا ده روز کاری قبل از ارسال یک پیگیری منتظر بمانید. این زمان به دریافت کننده شما کمک می کند تا به طور ذهنی به پیام شما پاسخ دهد. همچنین آنها ممکن است کمی مشغول باشند و مجبور به پاسخ به درخواست شما به صورت فوری نیستند.

12- ارسال یک ایمیل زمانی که واقعا نیاز به تماس دارید

بیشتر ما ترجیح می دهیم با ایمیل و نه از طریق تلفن تماس بگیریم. یک نظرسنجی در سال 2018 نشان داد 61 درصد از مصرف کنندگان ترجیح می دهند با برندها از طریق ایمیل تماس بگیرند.

اما زمان هایی هست که شما فقط باید تماس را انتخاب کنید. اگر بیش از 20 دقیقه صرف ایمیل فرستادن کردید؛ بیش از سه پاراگراف برایشان نوشتید، یا فکر می کنید که پیام شما از طریق ایمیل بهتر درک شده یا دریافت می شود؛ به جای آن با دریافت کننده تماس بگیرید.

13- در ایمیل شما هیچ مطلب جلب توجه کننده ای وجود ندارد

مدت زمانی که مردم از سال 2011 تا 2018 صرف خواندن ایمیل کرده اند،19 ثانیه افزایش پیدا کرده است.اما به این علت نیست که مشتری ها همه مطالب را می خوانند! برای اینکه مطلبتان را مخاطب بخواند؛ باید علاوه بر نوع نگارش و لحن ، مطالب جالبی هم در آن قرار دهید تا برای مخاطب جذاب تر باشد.