29
سپتامبر
چگونه در محیط کار خود رهبر باشیم؟
Comments
رهبری موثر، مهارت در عرصه حرفه ای به شمار می رود. یک رهبر ماهر، یک ارتباط دهنده قوی، محرک و رفع کننده مشکلات است. ایجاد تیم، ایجاد انگیزه در کارمندان و ارزیابی نیاز مشتری و مدیریت مشاجرات از جمله مهارت هایی است که یک رهبر خوب ارائه می دهد. با این حال، فراگیری این مهارت ها روندی طولانی دارد.
بخش اول) ایجاد مهارت های رهبری
- دوره اصول رهبری را طی کنید. دوره های رهبری، آموزش مهارت های مهم در زمینه مدیریت پروژه، مشارکت در حل مسئله و تفکر انتقادی را ارائه می دهند. اینها مهارت هایی ضروری در هر محیط کاری است و می تواند به پیشرفت سریع شرکت شما کمک نماید. برخی از دوره های اصول رهبری به صورت گواهینامه های آنلاین در دسترس هستند، اما می توانید دوره های آن را از طریق یک آموزشگاه محلی بگذرانید.
- کمک بخواهید و سوال کنید. اگر با چالش جدیدی روبرو هستید، نحوه شروع پروژه را از همکار ارشد خود سوال کنید. اگر با مشکل غیرمنتظره ای روبرو شدید، برای حل مشکل به مدیر مراجعه کنید.
- برای انجام کارها بطور موثر و کارآمد، از تجربه دیگران استفاده کنید. دفعه بعد که با همان مشکل روبرو می شوید، آماده هستید تا آن را به طور مستقل برطرف نمایید.
- افراد به درخواست سوال شما، ارزش دادن به ایده هایشان، درخواست کمک بیشتر احترام می گذارند.
- در مهارت های ارتباطی کارآزموده شوید. هیچ کس سخنران انظار عمومی نیست، اما در اینجا روش های غلبه بر ترس، به همراه مشکلات صحبت در انظار عمومی وجود دارد.
- به سازمان Toastmasters بپیوندید. Toastmasters یک سازمان بین المللی است که به مردم کمک می کند تا در مجامع عمومی سخنگویان بهتری شوند. بسیاری از مشاغل از شعبه داخلی آن پشتیبانی می کنند و کارمندان خود را ترغیب به پیوستن به آن می کنند، اما تقریباً می توانید باشگاه های Toastmasters را در هر جامعه ای پیدا کنید.
- نحوه صحبت بدون استفاده از کلمات پرکننده مکث را فراگیرید. کلماتی مانند “اوم” و”مثلا” تنها چند نمونه از کلمات پرکننده مکث هستند و در صحبت های روزمره گفته می شوند. این کلمات می توانند شنوندگان را از دریافت پیامی که می خواهیم ارائه دهیم، منحرف کند و حتی ممکن است باعث شود سخنگو بدون آمادگی و فاقد دانش به نظر برسد.
بخش دوم) نشان دادن رهبری در محیط کار
- یک نگرش ذهنی مثبت داشته باشید. مثبت بودن به شما امکان می دهد تا هنگام ایجاد فرصت ها، از آنها منفعت کامل کسب کنید. همچنین این امر با ایجاد یک شبکه اجتماعی در محل کارتان به شما بسیار کمک می کند. در زیر نکات مفیدی برای حفظ نگرش ذهنی مثبت وجود دارد:
- به یاد داشته باشید که شما شایسته و واجد شرایط شغلی هستید. اگر مشخصات موردنیاز آن شغل را نداشته باشید، استخدام نمی شوید.
- به چالش ها و تجربیات جدید ” بله ” بگویید. قبول چالش ها و موفقیت در ایجاد اعتماد به نفس، می توانند تاثیر مثبتی بر روی همکاران و سرپرستان داشته باشد.
- به یاد داشته باشید که شما نحوه تفکر و احساس خود را کنترل می کنید. در هر یک از ما احساس منفی وجود دارد، اما هر کسی مختار است که آن را گسترش دهد یا خیر. وقتی احساسات منفی به وجود می آیند، چیزهایی که باید از آنها سپاسگذاری کنید را به یاد بیاورید و افکار منفی را به فراموشی بسپارید. با افراد مثبت وقت بگذرانید. هنگام صحبت با افراد منفی، منفی بودن راحت تر است. تصمیم بگیرید با افراد خوشبخت و متعهد به تفکر مثبت وقت بگذرانید.
- دلایلی برای لبخند زدن پیدا نید. وقتی در اطراف خود اشیا و یادداشت هایی که باعث شادی و خنده می شوند قرار دهیم، فکر کردن به افکار مثبت ساده تر است.
- فعال باشید. فعال بودن به معنای مسئولیت پذیری در قبال اقدامات و وظایفی که برایتان تعیین شده، می باشد. همچنین به معنای پرهیز از نگرانی در مورد مشکلاتی که نمی توانید آنها را کنترل کنید است، وقت و تلاش خود را بر روی مشکلاتی که می توانید تغییر دهید، متمرکز کنید. در زیر پیشنهاداتی برای نحوه فعال تر بودن در محل کار آورده شده است:
- بر روی راه حل متمرکز شوید. دستیابی به جزئیات و اشتراک گذاری آسان است، اما رهبران واقعی بر روی وظایف موجود و آنچه برای تکمیل آنها لازم است، تمرکز می کنند.
- مسئولیت داشتن به کار خود را نشان دهید. اگر اشتباه کردید، خودتان پاسخگو هستید. اگر ایده ای دارید، آن را مطرح کنید. اگر مردم همیشه با شما موافق نیستند، احساس حقارت نکنید. با صحبت کردن و همکاری، مسدولیت پذیری و نگرانی به عنوان دو ویژگی مهم رهبری را نشان می دهید.
- سازگار و قابل اعتماد باشید. با تمام همکاران، به صورت حرفه ای و با احترام رفتار کنید. نشان دهید سر وقت در محل کار حاضر می شوید و آماده همکاری هستید. وقتی کارها موعد سررسید دارند، آنها را در مهلت مقرر و قبل از برنامه انجام دهید.
- ارتباط صادقانه داشته باشید. در حالی که وارد کردن مسائل شخصی در محل کار، هرگز ایده خوبی نیست، صداقت و آزادی در حل مشکل و اتمام کار، بخش مهمی از رهبری است. به عنوان مثال، اگر برای تکمیل یک کار واگذار شده، ابزار یا منابع ندارید، دیر یا زود در مورد آنچه نیاز دارید یا نحوه ایجاد کاری پیرامون آن، با مدیر خود صحبت کنید.
- فعالانه گوش دهید. این امر نه تنها احترام و توجه به فردی که با شما صحبت می کند را نشان می دهد، بلکه به شما کمک می کند. در زیر تاکیک هایی برای گوش دادن فعال وجود دارد:
- بیان مجدد اطلاعات: گوش دادن را نشان می دهد و به شما توانایی روشن سازی موضوعاتی که کمتر به آنها اطمینان دارید را می دهد.
- تشویق کننده زیرکی باشید. سرخود را تکان دهید. برای تشویق فردی که در حال گفتگو است، برای ادامه و توضیح ایده های او، واژه “اوهوم” “همینطوره” را بیان کنید.
- بازخورد داشته باشید: این امر به شما امکان همکاری با سخنگو را می دهد و حتی نکات ظریف اطلاعاتی که ارائه شده را ارائه می دهد.
- برای کسب اطلاعات بیشتر تحقیق کنید: سوالاتی مطرح کنید تا جزئیاتی از نکات مهم ترسیم کنید.
- اعتبار بخشی: از افرادی که در حال صحبت با آنها هستید بخاطر زمانی که برای ارائه افکارشان صرف کردند، قدردانی کنید.
- خلاصه گویی: خلاصه سازی اطلاعات به زبان خود، به شما امکان می دهد تا مالکیت شخصی اطلاعات را بدست بگیرید و یادگیری را افزایش دهید.
- یک الگوی کاری باشید. افراد الگو، افرادی هستند که به دنبال آنها هستیم و از مدل رفتاری آنها تقلید می کنیم. برخی از روش های الگو شدن عبارتند از:
- اعتماد به نفس نشان دهید. چالش های جدید در پیش بگیرید. مثبت اندیش باشید. به دیگران نشان ندهید که از نقش ها و پروژه های جدید نمی ترسید.
- منحصربفرد باشید: سعی نکنید شبیه به فرد دیگری باشید. به فردی که هستید و به روش هایی که استعدادهای منحصربفرد شما در کارتان شکوفا می شود، افتخار کنید.
- با همه ارتباط برقرار کنید: این تنها به معنای صحبت کردن نیست. بخشی از یک ارتباط خوب، گوش دادن به نگرانی های دیگران است.
- احترام و نگرانی خود را نشان دهید. وقتی از دیگران برای پیشبرد خود استفاده می کنید، مردم توجه می کنید. مهم است نشان دهید که به تیم خود و موفقیت های آنها به عنوان یک گروه اهمیت می دهید.
- فروتن باشید. این بدین معنا نیست که باید دستاوردهای خود را پنهان کنید؛ با این حال، نشان دادن تواضع باعث می شود که پذیرش اشتباهات هنگام انجام آنها، آسان تر گردد و دیگران برای کمک به شما تشویق شوند.
- در خارج از محل کار، کارهای خوب دیگری انجام دهید. تعهد به ارزش ها باعث می شود بازخورد خوبی به توانایی شما در تعهد به شرکت، نشان داده شود.
بخش سوم) مدیریت تیم خود
- روی اهداف سازمان تمرکز کنید. چشم انداز شغلی و پروژه را درک کنید و آن را همیشه در اولویت قرار دهید. موفقیت سازمان را در اولویت بالایی نسبت به علاقه فردی به پیشرفت قرار دهید. در زیر برخی از مراحل دستیابی به هدف آورده شده اند:
- اهدافی را تعیین کنید که ارزش ها و اهداف کلی شرکت را بازتاب نمایند. هر شرکتی دارای یک بیانیه اصلی است که جایگاه فعلی شرکت و جایگاهی که امیدوارم به دسترسی به آن از طریق تلاش هایش است، را نشان می دهد. قبل از تفویض اختیار، مطمئن گردید با این اهداف اصلی آشنا هستید و کارمندان از نحوه هماهنگی تلاش هایشان با ارزش های شرکت آگاه هستند.
- توقع ارتباط با کارمندان را داشته باشید. اغلب ایده خوبی است که دستورالعمل های کلامی را کتبی بنویسید و به صورت دوره ای با کارمندان چک کنید تا مطمئن گردید که آنها وظیفه خود را می دانند.
- گزارش پیشرفت مستند داشته باشید. اغلب می توان این امر را از طریق یک پایگاه داده یا ردیاب به صورت خودکار در آورد. هرچند، می توان آن را از طریق یادداشت هایی در ایمیل یا صفحه گسترده انجام داد.
- نسبت به زمان تحویل بازخورد نشان دهید. روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد. می توانید از طریق پیام فوری، ارتباط برقرار کنید؛ اگر برای سوابق یا ویرایش نیاز به ضمیمه کردن اسناد دارید، ایمیل پیشنهاد خوبی هستند. در نهایت، اگر زمان تحویل، پروژه اصلی است، بازخورد می تواند در قالب یک بررسی سه ماهه باشد، به گونه ای که برای بررسی عملکرد کارمندان با آنها ملاقات مستقیم داشته باشید.
- جلسات آموزشی ترتیب دهید. آموزش ممکن است توسط شما، سایر اعضای تیم یا یک مشاور آموزشی از بیرون صورت گیرد. آموزش را با توجه به نیازهای خاص کارمندان، با تمرکز روی برقراری تعادل میان اهداف کارمندان و پایین ترین خط سازمان منطبق سازید.
- ایده خوبی است که با کارمندان مستقیماً درباره آنچه تمایل به آموزش دارند صحبت کنید و با این ایده در جهت کمک به نیازهای راهنمای درسی استفاده نمایید.
- جلسات را تسهیل نمایید. جلسات برای موفقیت تیم مهم هستند. آنجا مکانی برای اشتراک گذاری اطلاعات، همکاری، تصمیم گیری و هم راستا کردن اهداف است. جلسات را در فواصل منظم ترتیب دهید ـ هر دو هفته یکبار برای یک پروژه 6 هفته ای یا هر سه ماه یک بار در پروژه ای یکساله تا در آنها در مورد جزئیات پروژه و اظهارنظر مجدد درباره اهداف سازمانی بحث نمایید.
- برای جلسات، جدول زمانی داشته باشید. جلساتی را برای ایجاد محدودیت های دسترسی برگزار کنید. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است همه روزهای جمعه اواخر بعدازظهر در دسترس باشند، اما شاید بهترین زمان برای بحث درباره مسائل چالش برانگیز نباشد.
- اگر همه نمی توانند جلسات را برگزار کنند، فردی که هدایت کننده اصلی پروژه است را ارزیابی نمایید و اطمینان حاصل نمایید این جلسه با برنامه های مربوطه آنها، مطابقت دارد.
- یادداشت برداری را به فردی محول کنید و جزئیات جلسه را حتماً برای افرادی که نمی توانند در آن شرکت کنند، منتشر نمایید.
- یک دستور کار آماده نمایید. یک دستور کار باید حداقل حاوی یک فهرست موضوعی، شرایط اعطای نمایندگی، و زمان اختصاص داده شده به هر یک از موارد دستور کار باشد. هنگامی که دستورکار نوشته شد، در صورتی که نیاز به اضافه سازی موارد ضروری دارد، می توان آن را قبل از جلسه گردآوری نمود و همچنین می توان در طول جلسه از آن به عنوان یک چک لیست استفاده کنید.
- جلسات را رهبری کنید. این بدین معناست که گام هایی بردارید که حتماً تمام دستور کارهای شغلی در آن تصویب شده باشند و تمام گفته ها شنیده شوند. در زیر پیشنهاداتی برای کمک به این امر ارائه شده است:
- برای زمانی که افراد در جلسات بحث می کنند، قوانینی را تصویب نمایید که وساطت نمایند. به عنوان مثال، برای بحث، محدودیت های زمانی تنظیم و تعیین نمایید.
- بستر را برای معرفی کنندگان تعیین شده فراهم کنید. پس از ارائه اطلاعات، بحث را برای تمام اعضای تیم آزاد بگذارید.
- پس از ارائه موارد دستور کار و بحث در مورد آنها، نتایج را خلاصه بندی کرده و به کار خود ادامه دهید.
- پس از بحث در مورد تمام موارد موجود در دستور کار، طرح را تائید و عملی نمایید.
- جلسه بعدی را برنامه ریزی نمایید و موارد پیشنهادی برای دستور کار را جمع آوری کنید.
- قاطعانه عمل کنید. رهبری قاطعانه از وقفه و تردید پیشگیری می کند، کارمندان را موظف و با انگیزه نگه می دارد، در عین حال نسبت به تغییر و اطلاعات جدید پاسخگو خواهد بود. در زیر ویژگی هایی از رهبری قاطعانه آورده شده است:
- وضوح هدف: هماهنگی تمام تصمیمات با اهداف و اخلاق سازمانی را تضمین می کند.
- تعهد: به عنوان مثال به رهبران اجازه زندگی کردن، تعامل با ارزش های شرکت جهت تصمیم گیری موثر و کارآمد را می دهد.
- شفافیت: اجازه منفعت طلبی شخصی را نمی دهد. در عوض نشان می دهد که تصمیمات سودمند شرکت چگونه به شکوفایی هر فرد کمک می کنند.
- ایجاد فرهنگ شکست صادقانه: شکست های صادقانه، اهداف یادگیری هستند که به عنوان تخته فنری برای تصمیم گیری بهتر عمل می کنند. رهبری قاطعانه برای لحظاتی است که اشتباهاتی رخ می دهد.
- ایجاد ارتباطات موثر و صریح: همسویی با ارزش های شرکت تضمین می نماید زمانی که برقراری ارتباط با مدیریت ارشد یا کارمندان استخدامی صورت می گیرد، هیچگونه مغایرت و تضادی وجود نخواهد داشت.
بخش چهارم) ایجاد انگیزه در کارمندان
- وظایف را تعریف کنید. رهبر بودن در محل کار، غالباً مستلزم شناخت زمان هایی است که کارمندان نیاز به جهت یابی بیشتری دارند. این امر به خصوص برای کارمندان جدید یا افراید که در سمت های جدید هستند و هنوز به نقش خود خو نگرفته اند، از اهمیت برخوردار است.
- مطمئن گردید که کارمندان جدید قبل از شروع نقش جدید خود، آموزش دیده باشند. با آماده سازی وسایل یادداشت برداری، کارمندان را از طریق مراحل موقعیت جدید خود بسنجید.
- دفترچه مبانی کارمندان باید به روز رسانی شود و به راحتی و به طور یکسان در دسترس تمام کارمندان جدید و حاضر قرار گیرد.
- دستورالعمل ها را محول کنید و به کارمندان جدید اجازه دهید تا از همکاران ارشد کمک گیرند.
- نیازهای کارمندان را ارزیابی کرده و فرصت رشد ایجاد نمایید. با ایجاد مسیرهای شفاف جهت پیشرفت و ترقی، به علایق حرفه ای هر یک از کارمندان متوسل شوید. با ایجاد چالش در کارکنان، به آنها انگیزه دهید. بسیاری از افراد وقتی با نوآوری به چالش کشیده می شوند یا وظیفه جدیدی را اجرا می کنند، پیشرفت می نمایند. اعضای تیم را ترغیب نمایید تا با ایجاد سیستم های جدید یا پیشنهاد تغییراتی در محصول، کارایی تان را افزایش دهند.
- تلاش کارکنان را بشناسید و قدردانی کنید. وقتی کارمندان عملکرد خوبی دارند، از دستاوردهای آنها به صورت شفاهی یا با در نظر گرفتن پاداش هایی قدردانی کنید. این دستاوردها را به بقیه اعضای تیم معرفی کنید و فرصت هایی را برای تقویت مثبت و الگوبرداری از نقش ها ایجاد نمایید. فرصت های قابل شناسایی می توانند شامل موارد زیر باشند:
- پروژه منحصر بفردی که برای موفقیت تیم مهم است را تکیمل نمایید.
- در جشن نیکوکاری شرکت، نقش یک رهبر را بدست بگیرید.
- وقتی کارمندی یک رویداد مهم (یعنی ازدواج، زایمان، فارغ التحصیلی) در زندگی دارد.
- وقتی کارمندی ارتقا درجه یا پاداش دریافت می کند.
بخش پنجم) مدیریت تعارض
- بی طرف باشید و برای فهمیدن گوش دهید. هنگام حل اختلاف بین دیگران در محل کار، به واقعیت های موقعیت توجه کنید.
- از ارزیابی شخصیت یا اظهارنظرهای شخصی خودداری کنید. همیشه هنگام بررسی درگیری کارمندان، مدیریت باید بی طرفانه باشد و از روابط شخصی که تعصب ایجاد می کنند، خودداری نمایید.
- بین طرفین درگیر، گفتگویی آزاد داشته باشید. درگیری ها غالباً ناشی از سوء تفاهم است. واسطه باشید و بین طرفین درگیری یک گفتگوی آزادانه داشته باشید، تا به آنها در نتیجه گیری سازنده برای این مسئله کمک نماید.
- با اقتدار اما منصف باشید. مردم همیشه در حال پیشرفت نیستند و برخی از انواع شخصیت ها در محیط های همکاری با هم مشکل دارند. برای جذب کارمندان قوانینی را تنظیم کنید، اما اگر اولین درگیری است، با عجله رفتار نکنید.
- مشکلات مربوط به طرفین درگیری را برطرف کنید. اگر درگیری بین شما و یک کارمند است، در مورد مسائل یک به یک بحث کنید. اگر بین تیم و اهداف مدیریتی اختلاف نظر وجود دارد، برای برگزاری یک جلسه تیمی تماس بگیرید. در مسائل حساس، از مقابله و فراخوانی تک تک اعضای تیم در ملاقات های گروهی خودداری کنید.
- منتظر حل مسئله نباشید. به محض اینکه مشکلی صورت گرفت، با آن کنار بیایید. در غیر اینصورت، مشکل وسیع می گردد و بر عملکرد کارکنان تاثیر منفی می گذارد. قبل از اینکه فرصت طرح یک دوره عملی را داشته باشید، سریعاً به مسئله رسیدگی نکنید.
- انتقاد سازنده ارائه دهید. تشویق و انگیزه وقتی به درستی استفاده شوند، ابزار قدرتمندی هستند.
- نحوه واکنش ضعیف افراد درباره آنچه به درستی انجام شده را به آنها یادآوری می کند.
- انتقاداتی ارائه دهیم که مشکلات را حل کند. به جای تمرکز بر روی اشتباهی که فرد انجام داده، از او درباره نحوه دستیابی به تولید بیشتر از طریق این اشتباه، درخواست کنید.
- به طور خاص و مرتبط با موضوع بحث کنید. پیگیری بحث آسان است، اما در درگیری آن را روی نتیجه ای پایدار و مثبت متمرکز کنید.
- تعریف و تمجید کنید. وقتی درگیری اتفاق می افتد و حل و فصل می گردد، از کار تیمی و همکاری تعریف و تمجید کنید و افرادی که باعث وقوع این رویداد شده اند را شناسایی کنید.
- اگر درگیری میان دو کارمند است، نقاط ضعف و قوت آنها را یادآور شوید و از اینکه مسئله رفع شده، ابراز خوشحالی کنید.
- اگر درگیری بین تیم و مدیریت است، سازش کنندگان اصلی و افرادی از تیم که از طریق یاداداشت الکترونیکی به کل تیم، مصوبه ای دریافت کرده اند را شناسایی نمایید.