چطور می توانیم بهره وری بیشتری داشته باشیم؟

اگر تنها یک تجربه وجود داشته باشد که بتواند به خوبی کار حرفه ای مدرن را توصیف کند، آن تلاش کردن و شکست خوردن در انجام کارهای بیشتر است. به دستورات راهنمای زیر عمل کنید، در این صورت می توانید از ناهارتان لذت ببرید:

• از حافظه بلند مدت خود استفاده کنید: توماس شلینگ کسی که در دهه های قبل، مفهوم رفتار اقتصادی را ارائه داد، خوانندگانش را تشویق کرده درباره خودشان طوری فکر کنند که انگار دو نفر هستند: یک شخصیت ضعیف النفس با حافظه کوتاه مدت و یک شخصیت آرمان گرا با حافظه بلند مدت. شخصیتی که حافظه کوتاه مدت دارد شبیه موشی در یک مارپیچ است: در مسیرهایی که به صورت تصادفی انتخاب کرده است یا هر جایی که بوی غذا استشمام کند، می دود، بدون اینکه هیچ توجهی به تصویر بزرگ داشته باشد. شلینگ می گوید کلید تصمیم گیری بهتر در زندگی کمک گرفتن از شخصیتی است که از حافظه بلند مدت استفاده می کند تا حافظه کوتاه مدت را به داخل مارپیچی بفرستد که به دقت ساخته شده باشد، و همین طور انگیزه های نخستین شما و فعالیت های تحریک کننده تان را تا دستیابی به نتیجه های خوب کانالیزه می کند. برای مثال، اگر حافظه کوتاه مدتتان برای تصمیم گیری در مورد نوشتن یک گزارش یا هدر دادن وقت در اینترنت مردد است، ناچاراً اسیر وسوسه های وب می شود. در نتیجه، شلینگ می گوید راه حل منطقی حافظه بلند مدت بیرون کشیدن سریع سیم اینترنت و قطع اتصال اینترنت است. (اپلیکیشن خود کنترلی شما به سادگی به حافظه بلند مدت دستور می دهد وب سایت های مزاحم را که امکان دارد دوباره شما را وسوسه کنند، مسدود کند.) به طور مشابه، اپلیکیشن های دیگری نظیر Beeminder و Stickk باعث می شووند در حافظه بلند مدتتان «قراردادهای تعهدآوری» ایجاد شود که به حافظه کوتاه مدتتان فشار می آورد تا به اهداف مهم تر شما دسترسی پیدا کند.
• قانون پرتو را به خاطر بسپارید: متفکران ویژه رشته مدیریت به شما می گویند اصول قانون پرتو این است که همیشه 20% کار به شما 80% نتیجه می دهد. پرتو مشاهداتی تجربی درباره شرایطی خاص داشت. برای مثال، تعداد اندکی از دانه های نخود در باغش، تعداد فراوانی محصول نخود داشت. مفهوم عامی که این موضوع در بر دارد که اغلب در زندگی ما کاربرد دارد این است که کافی است شما تنها مهم ترین کاری که بیشترین نتیجه را از آن می گیرید را انجام دهید و در نظر داشته باشید که تعداد زیادی از کارهای جزئی نتیجه چندانی در بر ندارند. بنابراین، دو برابر کردن انجام کار در نیمی از زمان یعنی انجام 20% کار و پس از گذشت 50% زمان به اندازه 200% نتیجه گرفتن.
• کار سخت دیگران را تکرار کنید: ما به مرحله ای از تمدن رسیده ایم که مهم نیست اموری که تلاش می کنیم انجام دهیم چقدر عجیب، مبهم یا بی معنی باشند؛ موضوع این است که همیشه یک نفر قبل از شما آن کار را انجام داده است. در دو دهه اخیر، تکنولوژی بستری برای شما آماده کرده است که چگونگی ها را بفهمید. آیا می خواهید 14000 عکس را تماشا کنید و آن ها را به روش دستی برش بزنید تا به اندازه دلخواهتان برسید؟ دوست من، این زندگی شما است، اما اگر در گوگل جستجو کنید، کسی به شما آموزش می دهد که چطور آن کار طاقت فرسا را به صورت خودکار انجام دهید. آیا با ناامیدی انتظار دارید اکسلتان نیروی اسب را به دسی بل – وات تبدیل کند؟ این کار احمقانه ای است، اما مطمئن باشید باز هم یک نفر قبل از شما این کار احمقانه را انجام داده است. اگر افراد یاد می گرفتند راه حل های دیگران را جستجو کنند، آن ها را تکرار کنند و بقیه روز را استراحت کنند، 90% بدبختی های تمدن فعلی ما کاهش می یافت.
• هزینه واقعی حواس پرتی را درک کنید: همه ما موافق هستیم که 7 ساعت پشت سر هم خوابیدن خیلی بهتر از 6 ساعت خوابیدن و بیدار شدن و دوباره یک ساعت دیگر خوابیدن است. به همین صورت، 30 دقیقه کار کردن و تحمل مزاحمت همکار و دوباره 40 دقیقه کار کردن به اندازه 70 دقیقه پشت سر هم کار کردن خوب نیست. دو دلیل مهم برای این موضوع وجود دارد. اول، انواع خاصی از کار وجود دارد که هزینه های ثابت خاصی دارد: بدون دانستن اینکه کار مورد نظر، قبلاٌ چقدر طول کشیده است، مدت زمان خاصی طول می کشد تا بفهمیم که چقدر زمان برای انجام کار جدید لازم است. دوم، انواع خاصی از کارها دارای ارتباطات غیر خطی بین زمان و بهره وری هستند. 30 + 40 برابر با 70 نیست. در واقع، تنها برابر است با 50. بنابراین، اگر بهره وری شما نسبت به زمان مصرفی افزایش یابد و 70 دقیقه کارتان به 30 و 40 دقیقه شکسته شود، حتی اگر مدت زمان کمی هدر رفته باشد، تقریباً نیمی از بهره وریتان را از دست می دهید.
• انجام کارهای متفرقه برای طفره رفتن از انجام کارهای اصلی: جان پری، فیلسوف استنفورد، یکی از مطالب خوبی که تا کنون درباره به تاخیر انداختن کارها نوشته شده است را عنوان کرد، وقتی که گفت «به افرادی که کارها را به تاخیر می اندازند می توان انگیزه داد که کارهای سخت، زمان بر و مهم را انجام دهند، اگر این کارها راهی برای انجام ندادن کارهای مهم تر باشند.» پری می گوید «کار دلپذیر، می بایست پایانی واضح اما جدی داشته باشد و از درجه اهمیت بالایی برخوردار باشد.»
• شغلی را پیدا کنید که دلتان می خواهد انجامش دهید: شاید، شاید دلیل اینکه انجام همه کارها اینقدر سخت به نظر می رسد این است که بسیاری از کارهایی را که انجام می دهیم در اصل نیازی به انجام دادنشان نبوده است. توجه به این نکته مهم ضروری است: ما به این دلیل از انجام کارهایمان طفره می رویم که کارهایمان معنایی ندارند. مارک تواین یا کنفوسیوس گفته است «شغلی را انتخاب کنید که عاشقش هستید، آن وقت متوجه می شوید که حتی یک روز هم در زندگیتان نیاز به کار کردن ندارید.»

تهیه شده توسط تیم R&D تدسا