7 گام جهت طراحی برنامه آموزشی موفق

خب، چگونه می توان برای نیروی کارکنان، مواد آموزشی موثری ایجاد کرد؟

در ادامه یک برنامه 7 مرحله ای برای کمک به ایجاد مواد آموزشی موثر تر برا کارکنان آماده کرده ایم. در مورد هر کدام از این مراحل کتاب های کاملی نوشته شده است، بنابراین در مورد آن ها بیشتر از چیزی که در این جا نوشته شده است می توان گفت. اما این مقاله باید به عنوان یک راهنما برای شروع کار شما برای ایجاد مواد آموزشی نیروی کار مد نظر قرار بگیرد و نه بیشتر.

علاوه بر این، در قسمت نتیجه گیری این مطلب، نکاتی در مورد اینکه “قدم بعدی چیست؟” اضافه کرده ایم. چرا که هیچ دستورالعمل شسته و رفته ای در مورد طراحی، توسعه، تحویل و ارزیابی آموزش وجود ندارد و بهترین راه این است که خودتان را به یک یاد گیرنده مادام العمر تبدیل کنید که همیشه اطلاعاتش را به روز نگه می دارد.

مرحله 1 : نیاز های آموزشی را ارزیابی کنید.

کسی را تصور کنید که در انجام کاری یا فهمیدن مسئله ای مشکل دارد، و فکر می کند یک برنامه آموزشی جدید ممکن است آن را حل کند. به عنوان مثال، مدیر تولید می گوید که لازم می داند که کارکنانش کارآمدتر شوند و واحد های بیشتری از یک محصول را تولید کنند. پیش از آن صدای کسی دربیاید، مواد آموزشی را ایجاد می کند و آموزش می دهد، در این مرحله ایده خوبی است به عقب برگردیم و وضعیت را ارزیابی کنیم. این همان چیزی است که نیازهای آموزشی برای ارزیابی لازم دارد.

ارزیابی نیازهای آموزشی پایه یک فرآیند چهار مرحله ای است. این مراحل عبارتند از:

• تعریف یک هدف کسب و کاریِ روشن که قرار است آموزش از آن پشتیبانی کند.
• تعیین کارهایی که نیاز است کارکنان انجام دهند تا بتوان گفت که شرکت به آن هدف دست یافته است.
• مشخص کردن فعالیت های آموزشی که به کارگران در انجام وظایف کمک می کند.
• تعیین خصوصیات یادگیری کارگران که سبب موثرتر شدن آموزش می شود.

آسان به نظر می رسد، اما اجازه دهید این چهار مرحله را کمی بیشتر باز کنیم.

تعیین هدف کسب و کاری:

اگر دلیل انجام یک آموزش مشخص نیست، یا اگر مستقیما از یک هدف کسب و کاری پشتیبانی نمی کند، آن آموزش را انجام ندهید. اهداف کسب و کار شامل مواردی مانند افزایش درآمد و کارآیی، کاهش هزینه ها و هدر رفت، حمایت از یک محصول جدید، تدریس یک فرآیند جدید تولید یا فرآیند تغییر یافته و تطابق با مقررات است. به عنوان مثال، یک هدف کسب و کاری می تواند آموزش کارکنان برای ایجاد یک محصول جدید باشد.

تعیین کارهایی که نیاز است کارکنان انجام دهند:

پس از اینکه اهداف آموزش را تعیین کردید، بپرسید که برای رسیدن شرکت به این هدف کارکنان باید چه کاری انجام دهند. در طول این مرحله، “شکاف عملکردی” بین آنچه کارکنان در حال حاضر انجام می دهند و آن چه که باید انجام دهند را شناسایی می کنند. برای مثالِ محصول جدید، ممکن است نیاز باشد که کارکنان محصول جدید را بشناسند، از چگونگی تولید آن و (مهم تر از همه) کارهایی که باید در روند کار خودشان برای محصول جدید انجام دهند آگاه شوند.

تعریف فعالیت های آموزشی که به کارگران کمک می کند تا انجام کارها را یاد بگیرند:

تا الان مشخص کرده اید که کارکنان باید چه کار کنند، بنابراین اکنون باید فعالیت های آموزشی را تعیین کنید که بتوانید آن ها را برای انجام این کارها آموزش دهید. در ادامه مثال خودمان، این فعالیت آموزشی می تواند ترکیبی از یک توضیح سریع و کوتاه از محصول، یک مرور سریع و کوتاه از روند تولید و آموزش و تمرینی عملی از آن چه که لازم است در کار خودشان انجام دهند باشد.

تعیین مشخصات کارکنان که آموزش را موثرتر می کند:

در نهایت، ویژگی های کارکنان خود را در نظر بگیرید تا نوع آموزش هایی را که برای آن ها مفید است را بفهمید. در یک دنیای کامل، شما می توانید به هر شخصی آموزش دهید، اما این همیشه امکان پذیر نیست و ممکن است لازم باشد که به طور کلی ویژکی های متوسط گروه را در نظر بگیرید. این قبیل مسائل را در نظر بگیرید: آن ها با آموزش مبتنی بر کامپیوتر راحت تر هستند یا آموزشی مدرس محور؛ آموزش خود راهبر را ترجیح می دهند یا آموزش گام به گام و یا اینکه دوست دارند در محیط یاد بگیرند؛ آن ها جوان هستند یا مسن؛ آن ها از طریق گوش دادن بهتر یاد می گیرند یا گوش دادن یا انجام دادن؟ و موارد مشابه دیگر. به دلیل اینکه ایجاد آموزشی یکنواخت و مناسب برای همه سخت است، آموزشی را در نظر بگیرید که جنبه های مختلف را ترکیب می کند، بنابراین شما فرصت بهتری برای رسیدن به همه خواهید داشت.

مرحله 2 : اصول یادگیری بزرگسالان را در ذهن خود داشته باشید

شما می توانید بگویید که این مرحله در قدم نهایی مرحله 1 بیان شد، حق با شماست. اما این مسئله آن قدر اهمیت دارد که به تنهایی مورد توجه قرار بگیرد.کارکنانی که می خواهید آموزش دهید، بزرگسال هستند و بزرگسالان ویژگی های خاصی دارند که برای موثر بودن آموزش باید مورد توجه قرار گیرند. اگر در دوره آموزشی شما این اصول رعایت نشوند، سرمایه ای که برای آن خرج می کنید به هدر می رفت و فایده ای نخواهد داشت.

خب این اصول چه هستند؟ یاد گیرنده های بزرگسال :

• خود گردان هستند
• با عقاید موجود و دانش و تجربه ای که در زندگی کسب کرده اند در آموزش شرکت می کنند.
• هدف گرا هستند
• آموزش هایی را می خواهند که به آن ها مرتبط باشد
• آموزش هایی را می خواهند که فعالیت محور باشند
• زمانی یاد می گیرند که ببینند “چیزی در آن برای آن ها وجود دارد”
• می خواهند احساس خوبی داشته باشند

شما در ارزیابی نیازهای آموزشی خود می توانید ببینید که چگونه این اصول به ویژگی های یاد گیرنده شما مربوط است. و می توانید تصور کنید که آن ها چگونه می توانند بر آموزش شما در طول طراحی و تحویل تاثیر می گذارد.

مرحله 3 : اهداف یادگیری را توسعه دهید

قبل از شروع هر گونه آموزشی، خیلی مهم است که لیستی از اهداف یادگیری ایجاد کنید.

اهداف یادگیری لیستی از کارهایی است که کارکنان بعد از اتمام آموزش، بتوانند انجام دهند. این اهداف همان نقشی را دارند که ستاره قطبی در جهت یابی دارند و همه جنبه های آموزش شما را نشان می دهند. هنگامی که اهداف یادگیری خود را ایجاد می کنید، محتوایی را ایجاد کنید که اهداف را پوشش می دهد و غیر از آن شامل چیز دیگری نباشد. علاوه بر آن، هر آزمونی، آزمایشی، مطالعات موردی و یا تمرینات عملی که در طول آموزش انجام می شود باید درک کارکنان از اهداف یا مهارت آن ها در اهداف را ارزیابی کند. و در نهایت، هر گونه رصد عملکرد کارکنان هنگام بازگشت آن ها به کار برای ارزیابی اثربخشی آموزش باید بر این اهداف تمرکز کند.

اگر بخواهم به صورت مبالغه آمیز بگویم، آموزش شما باید همه این اهداف یادگیری را شامل شود و از طرف دیگر همه آموزش شما باید این اهداف باشند و چیز اضافه تری نداشته باشد.

در مورد اهداف یادگیری می توان تا فردا حرف زد؛ ما به طور خلاصه چند راهنمایی در زیر آورده ایم.

آن ها می توانند در مورد دانش، مهارت ها و یا نگرش ها سخن بگویند:

یک هدف یادگیری می تواند مواردی را که یاد گیرنده های شما باید بفهمند را در نظر بگیرد، به طور مثال جریان کاری یک ماشین؛ مهارت هایی که او باید کسب کند، مثلا ریختن مواد در آن ماشین؛ و نگرش هایی که کارکنان شما می توانند داشته باشند، مثلا اهمیت دادن به دادن کامل مواد در دستگاه تا بهترین محصول ممکن تولید شود.

آن ها را SMART کنید:

هدفی که می نویسید باید 5 ویژگی داشته باشد که به طور اختصار با کلمه SMART شناخته می شود. هدف باید مشخص () باشد، به این معنی که بسیار واضح است و معنای آن برای همه روشن باشد. قابل اندازه گیری () باشد، به این بتوان رضایت و قانع شدن یاد گیرنده را اندازه گرفت. باید قابل دستیابی () باشد، به این معنی که امکان برآورده کردن آن برای یاد گیرنده واقعا وجود داشته باشد. مربوط () باشد، به این معنی که برای کار کارمند مهم باشد. و باید از نظر زمانی مشخص () باشد، به این معنی که یاد گیرنده بداند که چه زمانی باید انتظار رسیدن به هدف را داشته باشد.

برای آن ها چهار بخش قائل شوید (ABCD):

یک هدف یادگیری باید شامل چهار بخش باشد که می توان آن ها را با حروف ABCD به خاطر سپرد. باید یک بازیگر برای انجام هدف داشته باشد (کارکنانی که آموزش می دهند). باید شامل رفتارهایی باشد که بازیگر انجام می دهد (این رفتار باید به عنوان فعلی بیان شود که رفتار کارمند را تعریف می کند). باید شامل شرایطی باشد که کارکنان باید تحت آن رفتار را انجام دهند(به عنوان مثال، “با توجه به فلان موضوع، کارمند باید …”). و باید شامل درجه ای کارمند باید رفتار را انجام دهد باید (مثلا “90 بار در ساعت”).

مرحله 4 : مواد آموزشی را طراحی کنید

طراحی مواد آموزشی مانند برنامه ریزی یک مهمانی شام است که با یک منو شروع می شود و دستور العمل ها را می نویسد. این “طرح قبل از انجام” فاز ایجاد آموزش است.

در طراحی مواد آموزشی خود، نکات ذیل را در نظر بگیرید:

• به یاد داشته باشید قبل از اینکه برای مرحله بعدی (توسعه) عجله کنید، طراحی مهم است
• همیشه اولویتتان تمرکز بر نیازهای یادگیری کارکنان خود باشد و نه آنچه که برای مربیان شما آسان است
• فقط مطالب آموزشی و ارزیابی هایی را که به طور مستقیم به اهداف یادگیری شما مربوط می شود را ایجاد کنید
• اصول یادگیری بزرگسالان را به یاد داشته باشید
• تمرین عملی و یا شبیه سازی تا جای ممکن در برنامه گنجانده شود: انسان ها با انجام دادن یاد می گیرند.
• تا جای ممکن، کارمندان تحت کنترل فرایند یادگیری قرار داشته باشند(به جای مربی).
• هر کاری که از دستتان بر می آید انجام دهید تا کارکنان بتوانند با مربی و با یکدیگر در طول تمرین صحبت و ارتباط برقرار کنند
• مطمئن شوید که به اندازه کافی فرصت برای دادن بازخورد در طول دوره آموزش وجود داشته باشد
• مواد آموزشی خود را به “بخش های” کوچکی تقسیم کنید که راحت تر در دریافت و درک شوند
• سعی کنید از روشی “یادگیری ترکیبی” استفاده کنید که شامل آموزش در چندین فرمت مختلف (مبتنی بر کامپیوتر، مدرس و غیره) است.
• سعی کنید داستان گویی و سناریوها را به تمرین خود اضافه کنید
• سعی کنید در طول تمرین از انواع حس های کارکنان مثل دیدن، شنیدن، لمس کردن، بوییدن و مزه کردن (در صورت مناسب و بی خطر بودن) استفاده کنید. دیدن برای یادگیری مهم ترین است، اما استفاده از بقیه حس ها هم در صورت امکان کمک کننده هستند.

مرحله 5 : مواد آموزشی را توسعه دهید

هنگامی که مواد آموزشی خود را طراحی کرده اید، اکنون وقت آن رسیده تا آستین های خود را بالا بزنید و شروع به توسعه آن ها کنید. مانند اینکه دستور العمل را نوشته اید و آماده پختن غذا می شوید.

در این مرحله می توانید انواع مواد آموزشی را با استفاده از ابزارهای مختلف ایجاد کنید. چند گزینه زیر را هم می توانید در نظر داشته باشید:

• ورد، اکسل و دیگر برنامه های “آفیس” برای ایجاد بخشنامه برای کارکنان و ایجاد طرح های آموزشی و یادداشت برای مربی
• مواد برای عناصر عملی و / یا عناصری که در آموزش نقش بازی می کنند
• پاور پوینت برای ارائه های کلاسی و / یا به عنوان جزوات برای ارائه به کارکنان
• استفاده از نمودار فلیپ، پوستر، شفافیت و / یا گرافیک های کامپیوتری برای ارائه مواد بصری در طول آموزش
• ابزار نوشتن آموزش الکترونیکی مانند Articulate Studio و Storyline یا Adobe Captivate برای ایجاد ماژول های آموزش الکترونیک مبتنی بر کامپیوتر

این موارد گفته شده تنها چند ایده هستند و تکنولوژی هر روز امکان های جدیدی را می آورد، از جمله واقعیت مجازی و واقعیت افزوده. خلاق باشید و ابزارهای مختلفی را که در دسترس دارید باهم ترکیب کنید و آن ها را با نیازهای آموزشی کارکنان مطابقت دهید. هنگام ایجاد مواد آموزشی، همیشه دو نکته اصلی را در نظر داشته باشید : (1) مواردی که به کارکنان شما کمک می کنند تا به طور موثرتر یاد بگیرند و (2) اهداف یادگیری .

مرحله 6 : آموزش را اجرا کنید

اگر طراحی را مانند نوشتن یک دستورالعمل تهیه غذا در نظر بگیرید، توسعه را مانند پختن غذا، این مرحله چیدن میز، زدن زنگ شام و خوردن غذا است.

ممکن است این مرحله خیلی واضح به نظر برسد، اما یکی از مهم ترین مواردی که باید در این مرحله انجام دهید، اطلاع رسانی به کارمندانی است که در این آموزش شرکت خواهند کرد. ترجیحا وقت زیادی به آن ها بدهید تا به برنامه های خود برسند و آمادگی های لازم پیش از آموزش را به دست بیاورند.

یکی از چیزهایی که باید در نظر داشت این است که یک سامانه مدیریت یادگیری الکترونیکی (LMS) می تواند در این مرحله کمک زیادی به شما بکند. یک سیستم lms، یک برنامه نرم افزاری است که به منظور ارسال، تحویل، پیگیری و گزارش در امر آموزش آنلاین به کار گرفته می شود. اگر در محل کار از نرم افزار آموزش مجازی LMS استفاده کنید، کارکنان شما به راحتی می توانند در آن وارد شوند و لیست آموزش هایی که به آن ها اختصاص داده شده است را مشاهده کنند. بسیاری از سیستم های مدیریت یادگیری شامل سیستم های اطلاع رسانی هم هستند که با ارسال ایمیل به کارکنان، رویداد های نزدیک دوره های آموزشی و قرار گرفتن فایل های جدید را یادآوری می کند. به طور خلاصه می توان گفت که سامانه LMS می تواند بسیاری از روش ها، برنامه ها و اعلانات را به صورت خودکار انجام دهد.

مرحله 7 : آموزش را ارزیابی کنید

اگر هدف شما ارائه آموزش های موثری است که با کمک آن رفتار کارمند خود را تغییر دهید- و این باید هدف شما باشد! – پس باید موثر بودن آموزش را تایید کنید. یک روش استاندارد برای انجام این کار، استفاده از چهار سطح ارزیابی krikpatrick است.

همان گونه احتمالا متوجه شده اید، این روش اثربخشی آموزش شما را در چهار سطح ارزیابی می کند. این چهار ارزیابی عبارتند از :

واکنش کارکنان به آموزش:

یادگیری واقعی کارکنان:

رفتار شغلی پس از آموزش کارکنان:

نتایج قابل سنجش کسب و کار:

نتیجه گیری : برنامه های آموزش کارکنان موثر در بطن کار قابل دست یابی هستند

آموزش نقش مهمی در محل کار دارد ،  اما نمی تواند هر مشکلی را حل کند و اثربخشی آن به چگونگی طراحی، توسعه و اجرا بستگی دارد. اگر هفت گامی که در بالا ذکر شد دنبال کنید، مطمئن باشید که برنامه های آموزشی شما  بسیار موثر خواهد بود، که منجر به افزایش بازده آموزش، کارمندان شاد تر و دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار خواهد شد.